Khai trương quán cafe, trà sữa cần chuẩn bị những gì

Để buổi khai trương cà phê / trà sữa diễn ra suôn sẻ, thu hút tài lộc và gặt hái thành công, việc chuẩn bị khai trương quán cần được lên kế hoạch tỉ mỉ. Thực tế, có rất nhiều thứ cần chuẩn bị, từ những yếu tố vật chất đến các khía cạnh tâm linh và chiến lược marketing. Dưới đây là danh sách những điều bạn cần đặc biệt lưu tâm để quán nước của mình có một khởi đầu thuận lợi và phát đạt.

Văn hoá khai trương quán trước khi bước vào hoạt động

Khai trương quán cafe, trà sữa là một nghi lễ và sự kiện đánh dấu ngày đầu tiên quán nước chính thức “ra mắt” với khách hàng. Đây không chỉ là một thủ tục mang tính văn hóa để cầu may mắn, thuận lợi mà còn là thời điểm vàng để thu hút sự chú ý của cộng đồng và tạo ấn tượng đầu tiên cho thương hiệu.

Ngày khai trương chính là cơ hội để “gây bão” trên mạng xã hội, thu hút sự quan tâm của cộng đồng xung quanh. Một buổi khai trương thành công với hình ảnh đẹp, món uống ngon, phục vụ chu đáo và nhiều hoạt động hấp dẫn sẽ để lại ấn tượng mạnh, khiến khách hàng chủ động chụp ảnh, check-in và giới thiệu cho bạn bè.

Điển hình là Highlands coffee. Mỗi lần mở chi nhánh mới, buổi khai trương cà phê Highlands thường tổ chức thu hút với combo ưu đãi cực hấp dẫn. Không gian được trang trí nổi bật, nhân viên đồng loạt mặc đồng phục chỉn chu, khách đến đông đúc, tạo hàng dài check-in. Hình ảnh này được lan truyền nhanh chóng trên Facebook, Instagram, thu hút thêm nhiều người đến thử.

Một số cửa hàng Gong Cha khai trương thường tạo hiệu ứng FOMO bằng cách chỉ tặng 100 ly đầu tiên hoặc giảm 50% duy nhất trong ngày khai trương. Nhờ đó, nhiều người đến sớm xếp hàng dài từ sáng, hình ảnh lan truyền mạnh trên TikTok, Facebook khiến quán được chú ý ngay cả với những người chưa từng biết đến trước đó.

Khai trương cà phê, trà sữa cần chuẩn bị những gì?

Để buổi khai trương cà phê, trà sữa không chỉ diễn ra suôn sẻ mà còn để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng, việc chuẩn bị kịch bản khai trương quán cà phê cần được thực hiện tỉ mỉ đến từng chi tiết nhỏ. Hãy cùng Hunufa theo dõi những yếu tố quan trọng dưới đây:

Chuẩn bị trước khi khai trương

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong giai đoạn này sẽ quyết định phần lớn sự thành công của buổi khai trương cà phê và hoạt động kinh doanh về sau.

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, giấy phép kinh doanh

Đầu tiên, bạn cần đảm bảo quán của mình hoạt động hợp pháp, đã đăng ký các loại giấy phép sau đây để tránh những rắc rối không đáng có về sau.

• Đăng ký kinh doanh: Đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cá thể tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp huyện. Hồ sơ bao gồm thông tin chủ sở hữu, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ quán.
• Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm: Đối với mọi cơ sở kinh doanh ăn uống bắt buộc đăng ký. Bạn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đáp ứng các tiêu chuẩn về cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguồn gốc nguyên liệu và kiến thức vệ sinh của nhân viên. Cơ quan y tế địa phương sẽ kiểm tra và cấp phép.
• Giấy phép phòng cháy chữa cháy: Đảm bảo quán của bạn đáp ứng các quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy. Bạn sẽ cần trang bị bình chữa cháy, hệ thống báo cháy, lối thoát hiểm và được cấp phép bởi cơ quan PCCC.
• Các giấy phép khác (nếu có): Tùy thuộc vào quy mô và loại hình dịch vụ, bạn có thể cần thêm các giấy phép như giấy phép kinh doanh rượu bia (nếu có phục vụ), giấy phép về quyền tác giả (nếu sử dụng âm nhạc công cộng), hay giấy phép xây dựng/sửa chữa.

Việc hoàn tất các thủ tục này từ sớm sẽ giúp bạn an tâm tập trung vào các khía cạnh khác của việc khai trương quán.

Mặt bằng, không gian quán thiết kế phù hợp với đối tượng khách hàng hướng tới

Vị trí quán cần thuận tiện di chuyển, dễ tìm kiếm, có chỗ đậu xe và nằm gần khu vực có đối tượng khách hàng tiềm năng ví dụ như gần văn phòng, trường học, khu dân cư, trung tâm thương mại. Như vậy, khi quán có những chiến lược quảng bá sẽ thu hút đối tượng khách hàng lân cận trước tiên, tạo hiệu ứng đám đông, thu hút những vị khách tò mò muốn đến trải nghiệm.

Nếu quán hướng đến giới trẻ, Gen Z, nên ưu tiên không gian sống ảo với màu sắc tươi sáng, góc check-in bắt mắt, nhạc sôi động và bố trí bàn ghế nhóm. Với dân văn phòng, không gian cần lịch sự, trang nhã, có bàn ghế phù hợp để trao đổi công việc, ổ điện và wifi mạnh, giúp họ ghé nhanh trong giờ nghỉ. Còn nếu phục vụ nhóm khách thích yên tĩnh, chạy deadline, hãy bố trí khu ngồi riêng, ánh sáng dịu, nhạc nhẹ và bàn đơn gần cửa sổ hoặc góc kín đáo.

Trang bị dụng cụ pha chế, nguyên liệu, ly dùng 1 lần

Mấu chốt để cho ra những loại thức uống thơm ngon, hợp vệ sinh là đầu tư vào nguyên liệu và dụng cụ pha chế chất lượng. Đối với cà phê, cần máy pha, máy xay chuyên nghiệp. Đối với trà sữa, cần máy dập cốc, bình ủ trà, máy định lượng. Dụng cụ tốt giúp đảm bảo hương vị đồng đều và tăng hiệu suất. Về nguyên vật liệu, hãy tìm nhà cung cấp uy tín cho cà phê, trà, sữa, đường, syrup và topping. Đảm bảo nguồn gốc rõ ràng, chất lượng tươi mới và an toàn vệ sinh thực phẩm.

Đừng quên các loại đồ dùng một lần, đặc biệt là ly giấy trà sữa, ly nhựa cà phê. Chọn loại ly chất lượng tốt, không thấm nước và cân nhắc in logo quán lên ly để tăng cường nhận diện thương hiệu khi khách mang đi. Chuẩn bị đầy đủ ống hút, nắp, túi đựng và khăn giấy.

Chuẩn bị cho ngày khai trương hồng phát

Nhân sự tốt, có chuyên môn, nhanh nhẹn

Đội ngũ nhân sự là bộ mặt của quán. Thực tế cho thấy, dù đồ uống có ngon đến mấy, nhưng nếu thái độ phục vụ không tốt, khách hàng sẽ khó lòng quay lại. Vì vậy, việc đào tạo nhân viên giỏi chuyên môn, nhanh nhẹn và thái độ đối với khách hàng cần được xem xét. Hãy đảm bảo đội ngũ của bạn không chỉ pha chế giỏi mà còn biết cách chào đón, lắng nghe và phục vụ khách hàng bằng sự tận tâm nhất.

Ngày khai trương trà sữa, cafe quán chắc chắn sẽ rất đông, do đó cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho các tình huống phát sinh. Ví dụ như sai món, khách khó chịu vì đợi lâu, hết chỗ ngồi… Đội ngũ cần biết cách xin lỗi chân thành, đưa ra giải pháp kịp thời (như đổi món ngay lập tức, tặng thêm một món nhỏ để xoa dịu khách) và luôn giữ thái độ bình tĩnh, chuyên nghiệp.

Xem ngày tốt khai trương quán cafe thuận lợi

Thông thường, nhiều người có quan niệm rằng chọn ngày âm lịch để khai trước quán cà phê trà sữa. Đặc biệt là tránh những ngày xung khắc với tuổi của chủ quán.

Tránh ngày không tốt trong tháng:

• Ngày Tam Nương (3, 7, 13, 18, 22, 27 âm lịch).
• Ngày Nguyệt Kỵ (5, 14, 23 âm lịch).
• Ngày Công Kỵ (13/1, 11/2, 9/3, 7/4, 5/5).

Chọn ngày tốt trong tháng:

• Tháng 2: 18/02/2025 (21/01 Âm lịch), 22/02/2025 (25/01 Âm lịch).
• Tháng 4: 02/04/2025 (5/3 Âm lịch), 07/04/2025 (10/3 Âm lịch), 12/04/2025 (15/3 Âm lịch), 19/04/2025 (22/3 Âm lịch), 24/04/2025 (27/3 Âm lịch). 
• Mùng 6 Tết (03/02/2025), Mùng 10 Tết (07/02/2025). 

Ngoài ra, cần ưu tiên khai trương vào cuối tuần, đặc biệt là Thứ Bảy và Chủ Nhật. Đây thường là những ngày mà khách hàng có nhiều thời gian rảnh rỗi nhất để trải nghiệm những quán mới, thu hút đông đảo các bạn trẻ, gia đình và nhóm bạn bè.

Bên cạnh đó, đừng quên kiểm tra dự báo thời tiết trước đó. Với đặc điểm khí hậu hiện nay, những cơn mưa bão lớn bất chợt có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc di chuyển của khách hàng, làm giảm đáng kể lượng người đến quán.

Cuối cùng, hãy tránh những ngày có các sự kiện lớn gần khu vực quán. Những sự kiện này có thể thu hút sự chú ý của công chúng và làm giảm lượng khách tiềm năng của bạn. Bằng cách cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố này, bạn sẽ có một buổi khai trương trà sữa quán nước thuận lợi và thu hút được nhiều khách hàng nhất.

Cách cúng khai trường hồng phát, chuẩn bài

Trong văn hoá kinh doanh của người Việt luôn có quan niệm cầu mong sự phù hộ của Thần Tài, Thổ Địa sẽ giúp quán làm ăn phát đạt, “hồng phát”. Đây là nghi thức quan trọng cần chuẩn bị kỹ lưỡng để buổi lễ được diễn ra suôn sẻ và mang lại vượng khí tốt lành cho quán trà sữa, cà phê mới mở.

Cụ thể những yếu tố cần chuẩn bị cúng khai trương trà sữa, cà phê quán như: mâm cúng khai trương đầy đủ các món mặn, ngọt, trái cây, hoa tươi, giấy tiền vàng mã, nhang, trầu cau, rượu, gạo muối…; xem ngày lành tháng tốt để khai trương; soạn sẵn bài văn khấn. Quan trọng nhất vẫn là sự thành tâm của gia chủ là yếu tố mang lại sự may mắn và thành công cho quán nước.

Xem chi tiết về Cách cúng lễ khai trương quán nước, cà phê, trà sữa đúng chuẩn, phát tài, phát lộc

Chương trình khuyến mãi lớn thu hút sự quan tâm của khách hàng

Chương trình khuyến mãi trong ngày khai trương trà sữa là “mồi nhử” cực kỳ hiệu quả để thu hút đông đảo khách hàng, tạo hiệu ứng đám đông và lan truyền truyền thông.

Giảm giá trực tiếp

Đây là hình thức phổ biến nhất. Bạn có thể cho ra chương trình giảm giá 30% toàn bộ menu trong ngày khai trương hoặc giảm 20% cho 3 ngày đầu tiên. Hoặc bạn có thể áp dụng giảm giá theo khung giờ vàng (Giảm 20% từ 9h-11h sáng).

Mua 1 tặng 1 (Buy 1 Get 1 Free)

Rất hiệu quả với các món đặc trưng của quán hoặc best-seller. Điển hình là Mua 1 trà sữa bất kỳ tặng 1 trà sữa trân châu đường đen; hoặc Mua 1 ly cà phê tặng 1 bánh ngọt. Hình thức này kích thích khách hàng mua số lượng lớn hơn.

Tặng quà lưu niệm / Voucher

• Tặng móc khóa, sticker, sổ tay có logo quán cho hóa đơn đạt giá trị nhất định.
• Tặng voucher giảm giá cho lần mua tiếp theo để khuyến khích khách hàng quay lại.

Combo khai trương đặc biệt

Tạo các combo với giá ưu đãi. Ví dụ Combo “Khai trương phát lộc” duy nhất trong ngày mở quán 1 cà phê sữa đá + 1 bánh croissant chỉ 49.000 VNĐ (giá gốc 65.000 VNĐ).

Chương trình check-in / review

Cần thiết kế trước góc chụp hình đẹp có logo và thông tin quán. Khuyến khích khách hàng check-in tại đây trên Facebook / Instagram hoặc để lại review trên Google Maps để nhận thêm ưu đãi.

Hoạt động vui chơi giải trí

Nếu ngân sách cho phép, có thể mời band nhạc acoustic, ca sĩ, KOL / KOC, hoặc tổ chức mini game có thưởng để tăng tính tương tác và tạo không khí sôi động cho buổi khai trương quán nước.Tham khảo các Chiêu marketing chương trình khai trương quán cafe, trà sữa

Giai đoạn sau ngày khai trương quán

Duy trì chất lượng dịch vụ ổn định

Ngày khai trương có thể tạo ấn tượng, nhưng khách có quay lại hay không phụ thuộc vào trải nghiệm thực tế sau đó. Vì vậy, chủ quán cần duy trì chất lượng đồ uống, phục vụ chuyên nghiệp, thời gian pha chế hợp lý. Nhân viên cần được đào tạo kỹ để không chỉ phục vụ tốt mà còn xử lý tình huống linh hoạt trong giờ cao điểm.

Ghi nhận và cải thiện từ phản hồi khách hàng

Ngay sau khai trương, bạn sẽ nhận được rất nhiều phản hồi từ khách – cả tích cực lẫn góp ý. Đây là nguồn dữ liệu quý giá để đánh giá lại thực đơn, cách bố trí không gian, quy trình phục vụ… Lắng nghe khách hàng và điều chỉnh sớm sẽ giúp quán bạn trưởng thành nhanh hơn.

Tiếp tục các hoạt động marketing duy trì sức nóng

Đừng để quán “nguội lạnh” sau khi khai trương. Hãy tiếp tục đăng bài thường xuyên trên fanpage, triển khai mini game, ưu đãi hàng tuần, kết hợp với KOLs địa phương hoặc chạy quảng cáo để duy trì sự hiện diện và nhắc nhớ thương hiệu.

Theo dõi doanh thu – chi phí chặt chẽ

Giai đoạn đầu dễ bị lỗ nếu không kiểm soát tốt giá vốn, hao hụt nguyên liệu hay nhân sự làm việc thiếu hiệu quả. Vì vậy, bạn nên xây dựng bảng tính theo dõi đơn hàng, nguyên vật liệu, phân ca hợp lý để tối ưu vận hành – đảm bảo dòng tiền luôn ổn định.

Xây dựng tệp khách hàng thân thiết

Sau khai trương là lúc bắt đầu lên kế hoạch chăm sóc khách hàng lâu dài. Hãy thiết lập các hình thức tích điểm, thẻ thành viên, ưu đãi sinh nhật, combo giờ vàng… để giữ chân khách cũ và tăng tần suất ghé lại.

Tổng kết

Hy vọng những chia sẻ của Hunufa về chuẩn bị khai trương quán cafe, trà sữa này sẽ giúp bạn có một khởi đầu thành công. Nếu bạn đang lăn tăn chưa tìm được nhà cung cấp ly giấy cafe cho quán, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn mẫu mã với mức giá phù hợp cho ngân sách của quán nhé.