Top 5 phần mềm quản lý quán trà sữa phổ biến hiện nay

Ngày nay, nhiều chủ quán trà sữa đã bắt đầu sử dụng các công cụ hỗ trợ để việc quản lý cửa hàng trở nên thuận tiện hơn. Những phần mềm quản lý không chỉ giúp sắp xếp công việc hằng ngày mà còn hỗ trợ theo dõi tình hình kinh doanh một cách dễ dàng hơn. Cùng Hunufa tìm hiểu một số phần mềm quản lý quán trà sữa phổ biến hiện nay để có thêm lựa chọn phù hợp.

KiotViet

Là phần mềm quản lý bán hàng được nhiều mô hình kinh doanh sử dụng trong đó có các quán ăn, cửa hàng và quán trà sữa. Phần mệm thực hiện những công việc như tạo đơn, theo dõi doanh thu cửa hàng, theo dõi hàng hóa, thanh toán. Với nhiều quán có nhiều loại topping, các món ăn phụ, KiotViet hỗ trợ theo dõi nguyên liệu và khối lượng cho từng sản phẩm.

Ngoài ra, có thể sử dụng nhiều thiết bị giúp chủ quán có thể kiểm tra khi không có trực tiếp tại cửa hàng, giao diện dễ làm quen ai cũng có thể thao tác được phù hợp với các quán muốn chuyển từ thủ công sang phần mềm.

Ưu điểm

• Dễ sử dung: Các thao tác bán hàng khá đơn giản, các nhân viên mới có thể làm quen trong thời gian ngắn.
• quản lý đồng bô: Đơn hàng, doanh thu, hàng hóa.. thông tin khách hàng có thể theo dõi trên một hệ thống.
• Thuận tiện theo dõi từ xa: Chủ quán có thể theo dõi tình hình hoạt động bán hàng của quán mà không cần phải đến cửa hàng.

Nhược điểm

• Cần thiết lập từ ban đầu: Muốn theo dõi nguyên liệu chính xác cần phải nhập công thức và khối lượng cho từng món ngay từ đầu.
• Một số tính năng không cần thiết: Quán nhỏ, ít món có thể không sử dụng được hết tính năng của phần mềm.
• Cân nhắc gói dịch vụ: Nếu muốn dùng thêm các tính năng nâng cao hơn thì chủ quán cần nên xem xét kỹ từng gói trước khi chọn đăng ký.

Chính sách

• Dùng thử: Có thời gian trải nghiệm để chủ quán kiểm tra các tính năng trước khi đăng ký sử dụng phần mềm chính .
• Chi phí: Có nhiều gói dịch vụ để lựa chọn theo nhu cầu của cửa hàng.
• Hỗ trợ: Có hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ kỹ thuật và giải đáp trong quá trình vận hành và lắp đặt.

bePOS

Là phần mềm quản lý và phát triển theo mô hình kinh doanh F&B như quán cà phê, nhà hàng, quán trà sữa. bePOS hỗ trợ nhiều công việc từ order, thanh toán đến quản lý nguyên liệu, doanh thu và cả nhân viên. phần mềm có hỗ trợ quản lý công thức, định lượng nguyên liệu và theo dõi hoạt dộng của nhân viên trên hệ thống từ đó chủ quán dễ kiểm soát hơn thay vì kiểm tra từng bộ phận riêng lẻ.

Ưu điểm

• Quản lý công thức, nguyên liệu: Có thể thiết lập định lượng cho từng món để có thể dễ kiểm soát nguyên liệu đã sử dụng
• Hỗ trợ quản lý nhân viên: Có thể phân quyền và theo dõi hoạt động của nhân viên khi quán có nhiều ca làm.

Nhược điểm

• Cần thời gian làm quen: Nhân viên mới sẽ phải học cách vận hành khi thao tác nhiều chức năng cùng lúc.
• Phải nhập dữ liệu đầy đủ: Công thức và khối lượng cần được thiết lập chính xát ngay từ ban đầu để số liệu kho sát với thực tế.

Chính sách

• Dùng thử: Có chương trình trải nghiệm đầy đủ chức năng để khách hàng có thể trải nghiệm trước khi ra quyết định sữ dụng lâu dài.
• Chi phí: Có nhiều gói dịch vụ tùy theo từng nhu cầu kinh doanh.
• Hỗ trợ: Có hỗ trợ thiết lập ban đầu, tư vấn sử dụng trong quá trình triển khai.

Sapo POS

Sapo POS được biết đến là phần mềm quản lý bán hàng được sử dụng cho nhiều mô hình kinh doanh. Phần mềm đáp ứng mọi nhu cầu cơ bản từ tạo đơn, thanh toán, quản lý hàng hóa và theo dõi doanh thu của cửa hàng. Bên cạnh đó phần mềm còn hỗ trợ lưu thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng và các chương trình chăm sóc khách hàng. Ngoài ra còn có thể sử dụng cho nhiều thiết bị từ máy tính và các thiết bị di động, thuận tiện cho nhân viên và chủ cửa hàng.

Ưu điểm

• Quản lý khách hàng: Lưu thông tin và lịch sử mua hàng để theo dõi các nhóm khách hàng thường xuyên.
• Hỗ trợ chăm sóc khách hàng quen: Các chương trình tích điểm và ưu đãi cho những khách hàng cũ cũng như khách hàng mới để quán có thể giữ chân được khách hàng.
• Theo dõi hàng hóa: Chủ quán có thể kiểm tra được lượng hàng còn lại trong kho từ đó chủ động nhập thêm.

Nhược điểm

• Cập nhật dữ liệu thường xuyên: Giá bán, sản phẩm và các chương trình ưu đãi, khuyến mãi phải được cập nhật tránh sai sót.
• Tính năng cao tùy từng gói: Chủ quán nên kiểm tra kiểm tra nội dung từng gói trước khi đăng ký sử dụng.

Chính sách

• Dùng thử: Có thời gian trải nghiệm tất cả những tín năng để chủ quán xem được gói nào phù hợp với cửa hàng.
• Chi phí: Có các gói dịch vụ khác nhau, tùy vào nhu cầu sử dụng.
• Hỗ trợ: Có tư vấn, hướng dẫn cài đặt và hỗ trợ trong quá trình sử dụng.

CUKCUK

Là phần mềm được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA, phần mềm quản lý dành cho nhà hàng, các quán ăn, mô hình kinh doanh đồ uống. Phần mềm hỗ trợ nhiều công việc như nhận order, chuyển đến khu vực pha chế, thanh toán và theo dõi được doanh thu của quán. Và thiết lập công thức định lương cho từng sản phẩm phù hợp với những quán có nhiều loại đồ uống và topping. Ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ quản lý kho nguyên liệu và hoạt động bán hàng hay quản lý nhân viên để chủ quán có thể theo dõi một cách chính xác nhất.

Ưu điểm

• Quản lý công thức, nguyên liệu: Có thể thiết lập định lượng cho từng món đễ theo dõi được nguyên liệu.
• Hỗ trợ quy trình bán hàng: Từ lúc order có thể chuyển xuống pha chế hạn chế sai sót nhầm món.
• Quản lý nhân viên: Có thể phân quyền theo từng vị trí khi quán có nhiều nhân viên và nhiều ca làm.

Nhược điểm

• Cần thời gian làm quen: Nhân viên trước đây quen ghi order bằng giấy sẽ cần thời gian để chuyển sang thao tác trên phần mềm.
• Một số tính năng chưa cần thiết: Những quán chỉ có một quầy bán mang đi và ít nhân viên có thể không cần toàn bộ chức năng.
• Thiết lập ban đầu: Công thức, nguyên liệu và định lượng cần nhập đầy đủ nếu muốn theo dõi kho chính xác.

Chính sách

• Dùng thử: Có thời gian trải nghiệm toàn bộ chức năng trước khi chủ quán quyết định đăng kí sử dụng.
• Chi phí: Có các gói dịch vụ phù hợp với từng nhu cầu và quy mô quán.
• Hỗ trợ: Có tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ thiết lập và giải đáp trong quá trình sử dụng.

PosApp

PosApp hướng đến các cửa hàng ăn uống cần quản lý việc bán hàng gọn hơn, từ nhận món, thanh toán đến kiểm tra doanh thu. Phần mềm có thể hỗ trợ nhân viên nhập order trực tiếp, hạn chế tình trạng ghi nhầm món hoặc bỏ sót đơn khi khách đông.

Ngoài ra, PosApp còn có khả năng kết hợp nhiều thiết bị trong quá trình bán hàng. Chủ quán có thể theo dõi đơn, doanh thu và hoạt động của nhân viên, còn nhân viên có thể dùng điện thoại hoặc máy tính bảng để nhận order và hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán. Phần mềm cũng hỗ trợ làm việc khi mạng chập chờn và đồng bộ dữ liệu lại khi kết nối ổn định.

Ưu điểm

• Xử lý đơn nhanh: Có thể order trên nhiều thiết bị, phù hợp với quán đông khách vào giờ cao điểm.
• Thanh toán linh hoạt: Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán để khách dễ lựa chọn.
• Hạn chế gián đoạn khi mất mạng: Quán vẫn có thể tiếp tục bán hàng trong một số trường hợp khi Internet gặp vấn đề.

Nhược điểm

• Cần thời gian làm quen: Người chưa quen sử dụng phần mềm sẽ cần thời gian để thao tác thành thạo.
• Cập nhật dữ liệu thường xuyên: Muốn số liệu kho và doanh thu sát thực tế thì thông tin bán hàng cần được nhập đầy đủ.
• Một số tính năng chưa cần thiết: Nếu quán ít đơn, ít nhân viên thì việc sử dụng nhiều chức năng có thể hơi dư.

Chính sách

• Dùng thử: Có chương trình dùng thử để chủ quán trải nghiệm trước khi quyết định.
• Chi phí: Có nhiều gói dịch vụ, tùy theo quy mô và nhu cầu sử dụng.
• Hỗ trợ: Có tư vấn, hướng dẫn cài đặt và hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sử dụng.

Kinh nghiệm chọn phần mềm quản lý quán trà sữa phù hợp

Mỗi quán trà sữa sẽ có cách vận hành khác nhau, trước khi quyết định sử dụng, có thể tham khảo một số kinh nghiệm sau:

• Chọn phần mềm dựa trên nhu cầu thực tế: Không phải quán nào cũng cần quá nhiều tính năng. Chủ quán nên xem cửa hàng đang gặp khó khăn ở khâu nào như bán hàng, kiểm soát nguyên liệu, quản lý nhân viên hay theo dõi doanh thu để lựa chọn phần mềm phù hợp hơn.
• Ưu tiên phần mềm dễ thao tác: Một phần mềm có cách sử dụng đơn giản sẽ giúp nhân viên dễ làm quen, đặc biệt là những quán có nhiều ca làm việc hoặc thường xuyên thay đổi nhân sự.
• Quan tâm đến việc quản lý nguyên liệu: Với quán trà sữa, nguyên liệu thường có nhiều loại như trà, sữa, topping, syrup,… nên phần mềm có hỗ trợ theo dõi kho sẽ giúp chủ quán biết được lượng hàng còn lại và hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.
• Kiểm tra chi phí và dịch vụ hỗ trợ: Trước khi đăng ký, nên tìm hiểu mức giá, chính sách dùng thử và khả năng hỗ trợ khi gặp vấn đề. Phần mềm tốt không chỉ nằm ở tính năng mà còn ở việc đồng hành trong suốt quá trình sử dụng.

Hy vọng với những phần mềm quản lý quán trà sữa được Hunufa chia sẻ trên đây, bạn có thể dễ dàng hơn trong việc lựa chọn công cụ phù hợp với cách vận hành của mình. Mỗi phần mềm đều có điểm mạnh riêng, vì vậy nên cân nhắc kỹ nhu cầu sử dụng để tìm ra giải pháp hỗ trợ quán hoạt động hiệu quả và thuận tiện hơn trong quá trình kinh doanh.